Realizada la introducción en una reunión, hay que ir avanzando por orden sobre cada uno de los puntos del orden del día.
Es importante tocar todos los puntos del orden día y también que los participantes tengan la posibilidad de plantear cuestiones relativas a éstos.
En aquellos temas en los que no se trate solo de informar a los participantes, sino que haya que tomar una decisión, el tratamiento es algo más complejo. Para conseguir los mejores resultados se pueden realizar estas acciones:
Acción 1. Presentación del tema.
Se trata de exponer claramente de qué se trata ese orden del día. Debe hacerlo de tal forma que los participantes entiendan claramente la importancia de ese punto y a la vez se sientan predispuestos a hablar sobre ello para encontrar una buena solución.
Acción 2. Recopilación de ideas y propuestas de solución
Es interesante recopilar todas y cada una de las ideas y propuestas que vayan exponiendo los participantes pero, sin hacer ninguna valoración precipitada de ellas. En ocasiones algunas ideas pueden parecer poco útiles en un primer momento y, sin embargo, al ser analizadas al terminar la reunión con más calma o desde otro punto de vista, se comprueba que son aprovechables.
Por ello, es importante ir anotando, en la pizarra o sobre el papel, cualquier idea que se vaya aportando, sin prescindir de ninguna.
Es recomendable que la persona que dirija la reunión vaya exponiendo también algunas propuestas. A los participantes les parecerá interesante escuchar las sugerencias de un superior.
Acción3. Discusión sobre las diferentes propuestas.
Una vez recogidas todas las ideas, es el momento de debatir sobre ellas y valorarlas. Cada participante debe tener la oportunidad de exponer su punto de vista. Pero en este punto, existe el peligro de que la reunión se desborde en el tiempo. Por todo ello, todo el mundo debe participar, pero sin extenderse excesivamente ni apartarse del tema del que se discute. Es el momento de juzgar las ideas y mostrarse crítico.
Acción 4. Resumen de las posibles soluciones y votación.
Una vez que se han intercambiado argumentos y se han debatido las propuestas, hay que hacer un resumen global de todo. A veces no se consigue un resultado que cuente con la aprobación de todos. En ese caso, el responsable de la reunión debe ofrecer varias soluciones y, a continuación, los participantes deben votar alguna de las opciones.
Acción 5. Asignación de tareas
Una vez fijada una solución o un objetivo hacia el que avanzar, se debe establecer un plan de acción. No es otra cosa, que definir qué medidas hay que adoptar para lograrlo.
Para recoger todo ello, lo más práctico es preparar un acta de la reunión, en la que debe constar quién debe desarrollar qué medidas y en qué plazo.
Imágenes: Google
Originally posted 2011-05-13 08:24:49.
