Los gastos de viaje son las cantidades derivadas del traslado de un empleado a un lugar distinto del centro habitual por exigencia del trabajo.
Entre los gastos de viaje se incluyen los de locomoción (tanto utilizando transporte público como si el trabajador utiliza su propio vehículo), manutención, hospedaje (si el empleado debe pasar fuera una o varias noches) y las dietas que se le den al empleado.
Los gastos de viaje que se producen por motivos laborales fiscalmente no se consideran retribución del trabajador, siempre que se den determinadas condiciones y hasta ciertos límites que marca la ley.
Por el contrario, si los gastos exceden los límites que se han marcado o no cumplen las condiciones que legalmente se han fijado, entonces hay que declararlos a Hacienda y el exceso se considera retribución en especie.
En consecuencia, la empresa debe distinguir entre los gastos derivados del traslado de un empleado a un lugar distinto del centro habitual por exigencia del trabajo, de los gastos que no se ajusten a este requerimiento legal (por ejemplo, los traslados desde el domicilio del empleado al centro de trabajo, que la empresa se haga cargo de las vacaciones del empleado con su familia, etc.). Estos últimos serían retribuciones en especie.
El que un gasto sea considerado por Hacienda como retribución en especie o renta gravable, significa:
– para el trabajador: que debe incluir dentro de su declaración por el IRPF, como un mayor ingreso, los importes que no se ajusten a las condiciones reglamentariamente establecidas.
– para la empresa: que estos excesos serán un gasto y tendrá que hacer el oportuno ingreso a cuenta de la retribución en especie en la Hacienda Pública.
Cómo justificar los gastos de viaje
Para que los gastos de viaje se consideren un gasto de trabajo y no una retribución al trabajador, lo primero es dejar claro que la realidad del desplazamiento del trabajador. Para ello, la empresa debe implantar un control de estos desplazamientos de cara a una posible comprobación por parte de la inspección de Hacienda. Se puede utilizar para ello:
– Partes de desplazamientos, indicando fechas, destinos, empresas visitadas y razón de la visita.
– Correlación del viaje con contratos o pedidos concertados en el domicilio de otras empresas.
– Certificación expedida por la empresa visitada.
– Facturas de comidas o alojamiento del personal desplazado.
Hacienda suele analizar los gastos de viaje para saber si estos corresponden a viajes privados de sus empleados y familiares, lo que constituiría una retribución en especie del empleado sujeta a ingreso a cuenta del IRPF. La única defensa de la empresa será la existencia de partes de desplazamiento suficientemente ilustrativos, con sus correspondientes documentos.
Imágenes: Google
Originally posted 2011-05-16 08:14:08.
