Al momento de manejar nuestra empresa, es posible que nos surjan dudas al respecto de la mejor manera de mantener un orden y control prudentes en los activos circulantes de la compañía, sin que llevar este control represente un gasto extraordinario de recursos, tiempo y personal que empantanen la operación diaria haciéndola ineficiente. Si te encuentras en esta disyuntiva, debes saber que la manera más fácil y efectiva de realizarlo es a través de un control de inventario.
Qué es un inventario y para qué sirve
El inventario básicamente es un registro de los activos circulantes de la compañía, en el cual se plasman las existencias de los productos así como su antigüedad, unidad de medida, modelos en su caso y clasificación, con la finalidad de llevar un control formal y exacto de estos bienes para su manejo, proyección de compra y en general como herramienta de administración efectiva y confiable.
Un inventario de una empresa puede incluir los productos que se comercializan, los materiales e insumos necesarios para crear un producto o proporcionar un servicio, así como activos de la compañía con poca rotación o que se encuentren rezagados en su salida comercial.
Hacer un inventario de todos los activos de la empresa es una labor que puede llegar a ser considerada como innecesaria cuando existen pocos productos pero en realidad es de vital importancia para cualquier proceso productivo.
Un inventario tiene como utilidad fundamental el llevar un control de los productos o materiales e insumos de una empresa, lo cual es determinante en el éxito de un proyecto.
Al tener un control de las entradas y salidas de inventario puedes identificar riesgos de merma de producto que no está rotando con la velocidad esperada y puede generar gastos.
Asimismo puedes identificar si se está adquiriendo más cantidad de algo que no está comercializándose a la misma velocidad y te puede generar una sobre existencia que hace que tengas dinero estancado en esas compras.
Otra de las utilidades de manejar un inventario es la programación de compras ya que puedes identificar las temporalidades de rotación y anticiparte a ellas para lograr el equilibrio perfecto entre entradas y salidas que logre eficientar el espacio de almacenamiento con el que cuentas.
Asimismo, hacer un inventario ayuda a programar posibles actividades promocionales o de descuento en mercancía que identifiques en tu inventario como un riesgo de pérdida de no venderse a la brevedad.
Cómo hacer un inventario paso a paso
Hacer un inventario es una actividad que de realizarse en tiempo y de manera ordenada ayudará al manejo de tu empresa sin requerirte un gasto excesivo de tiempo, esfuerzo o dinero. Sin embargo para hacerlo de la mejor manera, será necesario que destines una parte de tu tiempo o jornada de la empresa para dedicarla a la elaboración del inventario.
Si nunca has realizado un inventario de la empresa o bien es una compañía de nueva creación, deberás iniciar haciendo un inventario inicial en el cual incluirás absolutamente todas tus existencias de productos o insumos con que cuentes. Posteriormente los inventarios a realizar serán de auditoría o comprobación y puede no ser necesario que se realice de manera tan exhaustiva.
Espacio
En un inicio deberás asegurarte que cuentas con el espacio para hacer el inventario. Si bien es posible contar las existencias de productos o insumos en el espacio en que se encuentren, es mucho más sencillo y confiable destinar una bodega o almacén de tamaño suficiente para contener todo lo que se recoge en el inventario y realizar esta actividad en esa área especialmente destinada, así evitarás cualquier confusión que pueda generarse por encontrar el mismo producto diseminado en distintas áreas.
Sistema de inventario
Una vez destinada el área para realizar el inventario, deberás elegir el sistema de inventario que utilizarás. Existen diversos programas con los que puedes ayudarte para hacerlo, algunos sencillos y otros más especializados de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Para un inventario inicial sencillo, bastará con una hoja de cálculo en la que irás registrando cada producto o insumo manualmente.
Ubicación de productos
A continuación para realizar un inventario inicial deberás proceder a ubicar todos los productos que tengas o debas tener, relacionarlos en la hoja de cálculo y comenzar a contar. Para contabilizar cada producto o insumo, asígnale un espacio específico dentro de tu área designada para inventario y coloca ahí todas las existencias del insumo en particular, asegurándote de que no se mezclen. Cuenta las existencias, anótalas en su registro de la hoja de cálculo y asígnale un código a cada uno.
Contabilización de unidades de producto
Procura contemplar las unidades en que viene previamente empaquetado cada producto para su mayor facilidad de inventario, así como su costo para futuras referencias. Una vez contabilizado y plasmado en tu hoja de cálculo todos y cada uno de tus productos e insumos, realiza algunas validaciones aleatorias para confirmar que tu inventario es confiable. No olvides que un inventario inicial con errores te generara resultados incorrectos a futuro.
Clasificación de los activos en un inventario
Una de las maneras más sencillas de llevar un control claro del inventario es hacer una clasificación funcional de los activos que ayude en el manejo del inventario. La clasificación más utilizada es aquella llamada ABC, en la cual se clasifica de acuerdo a disponibilidad y valor del producto o insumo en las zonas A, B o C, las cuales determinaran el tipo y nivel de control y auditoria de los productos así como el porcentaje de existencias ideal por zona.
Ventajas de hacer un inventario
Hacer un inventario de los activos de la empresa representa una gran ventaja competitiva en la operación diaria, ya que nos da el conocimiento exacto de las existencias de materiales y productos y por tanto nos permite una planeación ordenada y predictiva de las necesidades futuras de la compañía, asimismo permite mantener un control sobre existencias para prevenir deshonestidades o hurtos en una operación que involucre diversos individuos.
Recuerda también que es posible sacar beneficios extra de un control de inventarios oportuno ya que con la información correcta de inventario es posible programar compras con beneficios por volumen o estacionalidad.
Desventajas de un inventario
Por otro lado los inventarios parecen funcionar mejor en negocios que desean actualizar manual o automáticamente sus registros contables después de cada transacción de modo que en ocasiones puede que hacer un inventario no resulte tan beneficioso.
De hecho podemos señalar algunas desventajas de hacer un inventario
Alto costo de implementación
Quizás no pasa con un inventario manual, pero dentro del sistema de inventario continuo este no se puede mantener manualmente. Por lo tanto, para usar el sistema de inventario continuo, una empresa primero debe instalar equipos y software especializados. Esto generalmente resulta en un costo de implementación mucho mayor, especialmente en grandes empresas con múltiples ubicaciones diferentes. Incluso después de instalar el equipo y la programación necesarios, el mantenimiento periódico y las actualizaciones seguirán siendo necesarios de forma continua, lo que costará aún más a las empresas.
El inventario registrado puede no reflejar el inventario real
En un sistema de inventario continuo, las transacciones se registran tan pronto como tienen lugar. En su mayor parte, esto es algo bueno. Sin embargo, también puede ser una desventaja porque el inventario registrado puede no reflejar el inventario real a lo largo del tiempo. Esto se debe principalmente al hecho de que los recuentos de inventario físico no se utilizan en un sistema de inventario continuo. Por lo tanto, cada vez que se ingresan errores en el sistema, se roban artículos o la mercancía no se escanea correctamente, las cifras registradas no coincidirán con el inventario real.
Mayor Complejidad
Otra desventaja del uso del sistema de inventario, cuando es automatizado, es que requiere que las empresas ofrezcan capacitación adicional a cada uno de sus empleados debido a la complejidad del sistema. Por ejemplo, los empleados necesitarán capacitación sobre cómo usar los programas de software específicos de la compañía y también recibir capacitación sobre el uso de equipos especiales, como escáneres. Con un mayor número de personas ingresando transacciones en el sistema, la compañía asume un riesgo mucho mayor de cometer errores debido a un error humano.
Más tiempo de consumo
Al usar el sistema de inventario periódico, las empresas asignan un cierto tiempo cuando se registran los inventarios. Dependiendo del negocio, los inventarios se pueden hacer semanalmente, mensualmente o incluso anualmente. Esto hace que el sistema de inventario periódico consuma menos tiempo que el sistema de inventario continuo. Con el sistema continuo, cada transacción debe registrarse de inmediato, los auditores deben revisar las transacciones para asegurarse de que son correctas y los inventarios físicos aún deben completarse para hacer una referencia cruzada y encontrar discrepancias en las cifras.
Modelos de hojas de inventario en excel
Podemos decir entonces que para que un inventario te funcione de buenas a primeras, quizás lo mejor es que eches mano de los que son manuales.
De este modo, podemos encontrar varios modelos de hojas de inventarios como vamos a ver a continuación en las plantillas que os dejamos para que os descarguéis:
Cómo hacer un inventario de bienes patrimoniales
Antes de que puedas administrar tus bienes patrimonalies o activos, necesitas saber qué tienes, en qué condición están y cuánto tiempo más esperas que dure. Para completar un inventario de estas características tendrás que enumerar entonces todos tus bienes y recopilar la siguiente información para cada uno:
- Condición
- Años
- Historial de servicio
- Vida util
Una hoja de excel como la que antes os hemos mostrado, te ayudará a desarrollar un inventario de bienes patrimonalies y realizar un seguimiento de la información importante. Es posible que desee realizar un seguimiento de sus activos en una hoja de cálculo de la computadora o utilizar un software personalizado (que puedes encontrar de manera gratuita o de pago).
Inventar tus bienes puede ser un trabajo intensivo. Para hacerlo bien tienes que obtener la mejor información que puedas, pero no te obceques en este paso y usa estimaciones cuando sea necesario. Si te mantienes al día con un programa de administración de activos, la información nueva estará disponible a medida que los bienes vayan siendo reemplazados o rehabilitados, y tu inventario de activos mejorará.
Para hacer tu inventario de bienes tienes además algunas aplicaciones para dispositivos móviles, tanto Android como iOS que te van a permitir poder tener al día tus bienes. Entre las más conocidas podemos mencionar por ejemplo Encircle o My Stuff.
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Originally posted 2019-07-05 10:07:21.
