El diagrama de flujo se emplea, fundamentalmente en la economía, pero también en otros campos relacionados con la psicología, procesos industriales o en programación, para representar gráficamente un algoritmo o proceso. Si empleamos un lenguaje unificado modelado, podemos decir que el diagrama de flujo representa paso a paso los flujos de trabajo, así como los componentes operacionales y de negocio del trabajo, es decir, sirve para tener un control general de lo que hacemos. Dentro del sistema, se emplean símbolos con significados determinados, que representan pasos del algoritmo y hay flechas que conectan los puntos de inicio y de fin del proceso. Por ello, vamos a explicar a lo largo del presente artíulo, cómo hacer un diagrama de flujo y para qué sirve.
Cómo hacer un diagrama de flujo
Hacer un diagrama de flujo, puede parecer muy complicado a bote pronto, sobre todo si no hemos tenido contacto previo con el sistema. Pero, lo cierto es que es más sencillo de lo que parece. El objetivo es transmitir información, de manera organizada, eficiente y que sea fácil de comprender por todo el mundo.
En primer lugar, tenemos que seleccionar un medio de trazado, que puede ir desde un papel y un lápiz o boli, hasta un programa informático. Entre los medios digitales, más eficientes por el hecho de poder almacenar y editar la información, tenemos un programa de alta calidad, llamado Lucidchart.
Una vez elegido el medio de trazado, tenemos que pensar los pasos que vamos a dar en el proceso y hay que enumerarlos uno a uno. Una vez que hemos descrito los pasos, hay que dibujar el diagrama de flujo. El primer paso es colocar un ‘empezar aquí’ en el círculo alargado. Después, en el siguiente paso o pregunta hay que ir colocando los elementos de acción anteriormente elegidos. Hay que tener en cuenta aquí, que los rectángulos representan un proceso que se va a llevar a cabo, mientras que los diamantes nos informan de una decisión que se debe hacer. Todos los objetos deberíamos unirlos con flechas.
Más adelante, hay que continuar colocando cada paso en el diagrama de flujo, hasta que éste represente completamente el proceso. Hay que volver a incluir un círculo alargado para señalar el final del diagrama. Y, por supuesto, antes de terminarlo, no podemos olvidarnos de revisarlo una vez más y de pedir una segunda opinión, para estar completamente seguros de que tiene sentido y de que nos va a resultar útil.
Cómo hacer un diagrama de flujo: símbolos
Aunque lo hemos mencionado por encima en el apartado anterior, vamos a centrarnos en los símbolos empleados, a la hora de hacer un diagrama de flujo, y vamos a explicarlos más detalladamente.
El círculo alargado, representa el inicio o la terminación del flujo, pudiendo representar acción o lugar. También representa a una persona o ente administrativo suministrador de información.
El disparador, en forma de recipiente, indica el inicio de un procedimiento, indicando el nombre del mismo o el de la unidad administrativa. La operación, en forma de rectángulo, señala la realización de una operación de un procedimiento.
El rombo, significa decisión o alternativa, es decir que dentro del camino hay varias alternativas. La nota aclaratoria, puede complementar el diagrama de flujo, no forma parte del mismo. El documento, viene a ser cualquier tipo de documento que entre, se genere o salga del procedimiento.
El archivo, en forma de triángulo, es un archivo normal y corriente de oficina. El conector, en forma de círculo normal, es un enlace del diagrama de flujo con otra parte lejana de este diagrama. Un símbolo en forma de escudo, sería un conector de página, que representa una conexión con otra página diferente. Asimismo, la línea de comunicación proporciona la transmisión de información de un lugar a otro. Un cuadrado con flechas, simboliza la dirección de flujo o flujo de unión, mientras que el círculo alargado, también puede ser una operación con teclado.
Cómo hacer un diagrama de flujo: ejemplo
A continuación vamos a ver una representación visual, de un ejemplo de cómo hacer un diagrama de flujo
Es un ejemplo bastante sencillo y bastante visual, que podría concretarse aún más, pero que representa un inicio y un final, el tipo de actividades que tenemos que realizar, que en este caso, son tres totalmente diferentes, representadas en los diversos rectángulos, y dos posibles decisiones, que podríamos tomar, con diferentes caminos, representados por flechas, para contemplar todas las opciones posibles y tener perfectamente organizado todo, a la hora de desarrollar lo más correctamente posible nuestro trabajo, en nuestra empresa.
Para qué sirve un diagrama de flujo
Los diagramas de flujo representan visualmente el flujo de datos vía el tratamiento de la información. Vamos a desarrollar más para qué sirve realizar esquemas de este tipo en nuestro negocio. Por lo tanto, sirven para describir qué operaciones y en qué secuencia, se requieren para solucionar un problema determinado.
Tienen que dibujarse antes de empezar a programar el código frente al ordenador. Una vez que lo hemos dibujado, es relativamente fácil escribir el programa en cualquier tipo de lenguaje o idioma. Es una ventaja que obtenemos a la hora de explicar nuestro programa a otra persona. La mejor definición posible que hemos encontrado, es que estamos ante una necesidad para una mejor documentación, ante un determinado programa informático complejo.
Los diagramas de flujo tienen múltiples ventajas, como es el hecho de que cualquier persona de la empresa entiendan el programa a la vez, y puedan participar de la misma manera en el proceso, por lo que podrán ser motivadas mejor para conseguir los objetivos marcados, mejorando las relaciones entre cliente-proveedor.
También tienen un gran valor para formar a nuevo personal y entrenarlo, antes de que se incorpore a la empresa. Asimismo, las personas que elaboran el diagrama o participan en la creación del mismo, suelen ser bastante proactivas, proponiendo soluciones para mejorarlo. Y sobre todo, contribuye a identificar roles en el proceso y su cadena de relaciones.
Cómo hacer un diagrama de flujo en word
Ya os hemos mostrado como podéis hacer un diagrama de flujo de manera sencilla y uno de los programas o herramientas más sencillas que tenemos al respecto es Word.
Para hacer un diagrama de flujo en Word, podemos utilizar precisamente sus plantillas y funciones para que nos sea sencillo hacerlo.
Estos son todos los pasos a seguir para hacer un diagrama de flujo en Word:
Paso 1
Comenzamos abriendo un nuevo documento de Word en blanco. Si tu versión de Word es de 2003 o anterior, tendremos que hacer «click» en la barra de herramientas y seleccionar «Autoformas». Si tu versión es de 2007 o posterior, vamos a «Insertar» y seleccionamos «Formas».
Paso 2
En Word 2003 seleccionamos «Diagrama de flujo» y hacemos «click» en la primera forma que deseemos. Si estamos trabajando con Word 2007, tendremos que hacer «click» en la forma que queramos utilizar en el «Diagrama de flujo» dentro del desplegable de la galería «Formas».
Paso 3
Una vez seleccionada la forma la tendremos que arrastrar al documento de Word, y con el tamaño que queramos. A partir de aquí tendremos que ir añadiendo más formas al documento hasta tener todas las que necesitamos.
Paso 4
Se agregan los conectores entre las formas para mostrar el flujo. Volvemos entonces a las «Autoformas» dentro del menú de la barra de herramientas en Word 2003 o a «Dibujo» dentro del menú de «Formas» en Word 2007. Hacemos «click» en un conector, y conectamos con una línea o flecha, la primera forma con la segunda y así sucesivamente, de modo que podremos conectar todas las formas para para mostrar el flujo del proceso.
Paso 5
Añadimos el color a todas las formas de los diagramas de flujo. Seleccionamos ahora una forma y haciendo «click» derecho y elegimos la opción de «Formato de forma. Seguimos ahora eligiendo el color o efecto de relleno que queramos utilizar.
Paso 6
Se selecciona la primera forma y hacemos «click» en «Agregar texto». Se escribe el texto que se desee en la primera casilla y se presiona en «Introducir». Repetimos ahora con las demás formas.
Una vez hecho se guarda el programa o si se desea se puede inprimir.
Diagrama de flujo word plantilla
Para que te sea más fácil poder entender cómo hacer un diagram de flujo en Word, te dejamos una plantilla básica que te servirá para comenzar con el tuyo.
Cómo hacer un diagrama de flujo en power point
Un diagrama de flujo puede hacerse también a través de un documento de Power Point, uno de los programas más populares de office que seguro habrás utilizado para todo tipo de presentaciones.
Paso 1:
Para hacer nuestro diagrama de flujo abrimos un documento en blanco de Power Point, y nos vamos a la herramienta de Smart Art donde deberemos elegir un gráfico, es decir la forma de nuestro diagrama (a través de «jerarquía»).
Paso 2
Se inserta ahora el diagrama en nuestro documento de Power Point (diapositiva) que podemos modificar para que sea del tamaño deseado.
Paso 3
Podemos escribir el contenido del diagrama directamente sobre él, pero para asegurarnos que nos queda bien ajustado, es mejor hacerlo desde la función Panel de Texto. Con la tecla del tabulador podemos modificar el nivel de las formas que tenemos dentro de nuestro diagrama de flujo.
Paso 4
En la sección «Agregar forma», podemos añadir más formas o modificar de posición aquellas que ya hemos creado dentro de nuestro documento Power Point. Con la tecla Supr podemos eliminar aquellos elementos que nos sobren o ya no queremos.
Paso 5
En la sección «Aspectos estéticos», podemos cambiar el color del diagrama y el estilo, para que cada elemento pueda tener la forma que queramos. Desde ese mismo botón, podemos restablecer también el formato del elemento.
Una vez hemos acabado, tan solo tenemos que hacer una previsualización de nuestro trabajo de Power Point y si es correcto, debemos guardarlo dándole el nombre que queramos.
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