Reuniones eficaces

Buena parte del éxito de una reunión con los empleados depende de su preparación. Hay que tener en cuenta las siguientes pautas para hacerlo de forma correcta. Preparar bien la reunión. Tener claro el objetivo. Antes de pensar en convocar una reunión, se debe analizar cuál es el objetivo que pretende con ella. Una vez […]

Buena parte del éxito de una reunión con los empleados depende de su preparación. Hay que tener en cuenta las siguientes pautas para hacerlo de forma correcta.

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Preparar bien la reunión.

  • Tener claro el objetivo. Antes de pensar en convocar una reunión, se debe analizar cuál es el objetivo que pretende con ella. Una vez fijado el objetivo de la reuión, deberá establecer cuál va a ser el contenido.
  • Participación de los asitentes en la elaboración del orden del día. Para conseguir que los empleados participen en la reunión de forma activa, es interesante que se les facilite previamente información respecto al objetivo de la renuión y que les pida expresamente que hagan sugerencias para diseñar el contenido.

Una vez recibida la información por parte de los empleados, es necesario preparar un orden del día con unos puntos bien delimitados. Se debe informar a los empleados que vayan a asistir a la reuión del orden del día con la suficiente antelación.

Procurar no sobrecargar el orden día. Planificar para cada punto un periodo de tiempo real al que atenerse durante la reunión. Si no se hace así, puede ocurrir que no se comenten los últimos puntos del orden del día por falta de tiempo, mientras que los primeros se alarguen innecesariamente.

  • Entrega de documentación. Prepare con cuidado la documentación que se va a repartir a los asistentes antes de la reunión o durante ésta. Un buen material informativo consigue que los empleados puedan preparar mejor su participación en la reunión y esto incidirá en el resultado que se alcance con ella.

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  • Duración de la reunión. Por regla general, la reunión no debería durar más de una hora. Se debe tener en cuenta que a partir de ese momento el interés y el rendimiento de los participantes empieza a decaer.

Es preferible que se celebren varias reuniones cortas en diferentes días que una sola interminable. Las reuniones que se prolongan excesivamente interfieren en la jornada de cada asistente y los empleados adoptarán una actitud negativa ante la sola idea de tener que asistir.

  • Hora de la reunión. Es bueno procurar que la reunión no interrumpa la jornada laboral de los participantes. Siempre que sea posible, es bueno fijar la renuión a primera hora de la mañana, tan pronto comience la jornada. A esa hora los empleados están menos cansados y tienen más capacidad de concentración, además de que la actividad de los departamentos puede que sea más baja.

Sin embargo, otros directivos prefieren convocar las reuniones al final de la jornada laboral. Si se decide por  esta opción, es bueno procurar que la reunión no se alargue, pues los trabajadores aprecian finalizar la jornada laboral a la hora prevista. Si se alarga demasiado la reunión a final de la tarde, se puede compensar de algún modo a los empleados.

Imágenes: Google

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