Escrito por Tendenzias

Preparar reunión

El empresario debe preocuparse de crear una atmósfera relajada para mantener una reunión con un empleado suyo. En primer lugar debe comprobar algunas cuestiones.

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– Se ha fijado hora para la reunión

– Se ha reservado alguna sala

– Se ha pedido que no pasen llamadas a no ser que sean muy importantes

– Se han apagado los teléfonos móviles antes de entrar a la reunión.

– Lleva un guíón de la conversación que va a mantener con el empleado.

Pongámonos en el caso de que un empresario quiere mantener una reunión crítica con un empleado. A parte de comprobar lo dicho anteriormente, debe de seguir unos pasos para que en la conversación surja del propio empleado la voluntad de que el error no se va  producir en el futuro.

Para conseguir esto, debe seguir estos pasos.

1. Comience la conversación de forma positiva.

El empresario debe saber que el empleado cuando se le pide una reunión está nervioso, por ello se debe conseguir un ambiente adecuado y centrarse al inicio en aspectos positivos relacionados con el contenido de la reunión. Además, no se debe empezar inmediatamente después con la crítica.

2. Exponga la crítica basándose en hechos.

Llega el momento de plantear al empleado la crítica, haciéndole ver en qué ha fallado y qué efectos causa ese fallo. Pero al hacerlo, el empresario debe tener en cuenta que debe basarse en hechos concretos, y no en generalidades.

En casos de falta de rendimiento es muy útil mostrar al empleado una comparativa del trabajo que debe realizarse y el que se ha realizado, pues el empleado percibe con claridad cuál es el fin concreto de la crítica. Tras los argumentos del empresario, se debe dar la oportunidad al empleado de exponer su postura. Para darle esa opción se puede plantear una pregunta, pero en un tono relajado. Además, la pregunta debe permitir al empleado extenderse y no solo responder sí o no.

Planteada la cuestión, se debe dejar que el empleado exponga su postura con calma y sin interrupciones. Se deben valorar los argumentos del empleado y sacar las conclusiones propias.

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Aquí debe cobrar importancia la información recabada por el empresario anteriormente a la reunión, ya que puede encontrar argumentos para, si es necesario, poder rebatir lo que el trabajador ha explicado.

Una vez que se rebata al empleado, seguramente, éste al darse cuenta de su error si es que lo ha cometido, reconocerá el fallo. No obstante, el empleado, normalmente, apuntará alguna justificación, que se debe tener en cuenta también.

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3. Buscar juntos soluciones al problema

Una vez que el empleado ha comprendido y aceptado la crítica, se le debe proponer una solución conjunta para que el problema no vuelva a producirse. Además, el empleado debe darse cuenta de que cambiar la forma de trabajar tiene ventajas y se sentirá más motivado. Asimismo, es muy importante mostrar el apoyo al trabajador  para dar solución al problema.

4. Acuerdo de objetivos.

El acuerdo debe contener objetivos realistas y factibles y que la consecución sea medible. Además, se debe fijar una fecha concreta de seguimiento como control.

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5. Cerrar la conversación

Llegado al acuerdo mutuo, es recomendable cerrar la reunión con argumentos positivos.

6. Redactar el acta de la reunión

Es interesante, escoger en una acta los acuerdos a los que se ha llegado. Recoger los acuerdos por escrito, subraya el compromiso.

Imágenes: Google

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