Escrito por Tendenzias

Cómo hacer nóminas y seguros sociales en Excel

Estamos en un momento en el que los ordenadores y la nueva tecnología nos quitan mucho trabajo que antes debíamos hacer a mano, pero lo que sí es cierto es que, en muchas ocasiones, para poder hacer uso de esta tecnología necesitamos hacer cursos para poder conocer todos los conceptos que se nos piden y las funciones de los diferentes programas y apps que usamos. Hoy, nosotros vamos a ver cómo hacer nóminas y seguros sociales en Excel.

Cómo hacer nóminas y seguros sociales en Excel

Cómo hacer nóminas y seguros sociales en Excel

Verás que hacer nóminas y seguros sociales en Excel es de lo más simple si tienes los conceptos bien claros. Lo primero, sin embargo, es tener la plantilla que Microsoft ha diseñado para facilitarte el trabajo. Esta plantilla debe estar en Excel y, si no la encuentras cuando entras a crear un nuevo documento, es tan fácil como ir a la web de Microsoft y hacer una búsqueda de la plantilla que necesitas para que la puedas descargar en tu PC. Nada más simple que esto.

Cabe decir que la opción de descargar la plantilla para nóminas de Microsoft es solo una de las opciones de las que disponemos, una de las más recomendables. Pero en internet existen numerosas webs donde se pueden descargar de forma gratuita plantillas para realiza nóminas, facturas y todo tipo de gestiones. El procedimiento en todas ellas es básicamente el mismo, así que puedes extrapolar lo que veamos en este artículo a otras plantillas. Incluso puedes realizar las nóminas en Word y después guardarlas como PDF. Al final, cada uno usa el método que más cómodo le resulta.

Plantilla de Excel para nóminas

Una vez tengamos la plantilla descargada, lo más importante es aprender a trabajar con ella y saber dónde tenemos que introducir los diferentes datos que toda nómina debe incluir.

Para trabajar más fácilmente, podemos ir haciendo pruebas en otro documento de Excel aparte. Para ello, simplemente copiamos y pegamos la plantilla que nos hemos descargado y la renombramos con otro nombre. De este modo podremos trabajar din miedo a desconfigurar el documento original.

Lo primero es observar la nómina y ver las siguientes secciones que incluye. En toda nómina podemos distinguir tres zonas principales. La zona superior es donde se incluye el nombre de la empresa, del trabajador, sus respectivos números de identificación, domicilio social, etc. En definitiva, todos aquellos datos relacionados con la empresa y el trabajador al cuál se le entregará la nómina.

Después, en la parte central tenemos la nómina propiamente dicha, esto es, donde incluimos los ingresos y descuentos correspondientes, según el tipo de contrato, el puesto de trabajo, etc. Es en este lugar donde tendremos que poner especial cuidado, y tener en cuenta la legislación correspondiente en cada país.

Y por último, en la parte inferior están las casillas donde se deben incluir las deducciones finales al salario a percibir. La mejor manera de verlo, sin duda, es hacerlo a través de un ejemplo visual como el que te mostramos en el siguiente epígrafe.

Cómo hacer nóminas y seguros sociales en Excel: hablamos de nóminas

Para hacer las nóminas en Excel, lo único que necesitas es tener bien claras las casillas en las que se deben introducir cada uno de los conceptos y, recuerda, que en las nóminas deben constar tanto los datos del trabajador como los datos de la empresa. Estos datos, en la nómina del ejemplo inferior, se deben introducir en las celdas de la parte superior, en las columnas B y F.

Como hemos dicho, los apartados más importantes y peliagudos a la hora de elaborar una nómina son todos los que tienen que ver con las percepciones salariales, descuentos y deducciones. Vamos a ver las diferentes casillas y los conceptos a introducir en cada uno de ellos:

Total devengado: casilla 31H. Este es el total por el que se genera la nómina. Es decir, el salario bruto del trabajador. 

Dentro de este apartado, también debes rellenar la casilla 11H con el salario base, la casilla 18H con las pagas extras y las casilla 19H también en cuento a pagas extras y horas.

Puedes verlo mucho mejor en la siguiente imagen:

Cómo hacer nóminas y seguros sociales en Excel

Total a deducir: casilla 42H. Este es el total de todas las deducciones que aplica la empresa en la nómina del trabajador. 

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Aquí se incluyen los conceptos de gastos de la Seguridad Social y las retenciones que nos hace la empresa obligatoriamente en concepto del IRPF. Las casilla 11H es la que se corresponde con las Contingencias Comunes y se debe aplicar la siguiente fórmula: salario base que hemos puesto en la casilla 11H multiplicado por el 4,1%, que se incluye en la casilla 36E.

En cuanto al IRPF la fórmula es la siguiente: debemos tener el total devengado que hemos puesto en la casilla 31H multiplicado por el % que se aplica a cada trabajador. No hay un % establecido, pues en función de las circunstancias personales de cada trabajador, este porcentaje varia. Este porcentaje se aplica al total devengado y no solo sobre el salario base, como sí se hacia a la hora de calcular la base para las contingencias comunes de la Seguridad Social.

Y, con ello, nos queda la casilla del líquido a percibir, el dinero que finalmente recibe el trabajador. La formula es simple, pues solo debemos restar del total bruto las deducciones y poner el salario neto en la casulla 43H.

Cómo hacer nóminas y seguros sociales en Excel: hablamos de seguros

Y, a la hora de calcular los seguros es igual de fácil. Se usa la plantilla como te hemos indicado y usas las mismas celdas para los diferentes conceptos. Lo más fácil es usar el mismo tipo de plantilla para realizar ambas cosas, pero en el caso de que prefiramos otra distinta (por ejemplo para no mezclarlas) hay numerosas páginas en internet desde las que se pueden descargar plantillas en Excel.

Como has visto, resulta bastante sencillo realizar una nómina si contamos con ayuda. Además, lo bueno es que una vez hayamos hecho las primeras, el resto ya no nos van a resultar nada difíciles. Eso sí, tenemos que estar siempre atentos a las obligaciones legales y tener mucho cuidado de introducir siempre los datos correctos. Ya sabemos que en economía, un cero de más o de menos es mucha diferencia.

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