Escrito por Tendenzias

Como hacer un inventario y qué ventajas tiene

Al momento de manejar nuestra empresa, es posible que nos surjan dudas al respecto de la mejor manera de mantener un orden y control prudentes en los activos circulantes de la compañía, sin que llevar este control represente un gasto extraordinario de recursos, tiempo y personal que empantanen la operación diaria haciéndola ineficiente. Si te encuentras en esta disyuntiva, debes saber que la manera más fácil y efectiva de realizarlo es a través de un control de inventario.

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Qué es un inventario y para qué sirve

El inventario básicamente es un registro de los activos circulantes de la compañía, en el cual se plasman las existencias de los productos así como su antigüedad, unidad de medida, modelos en su caso y clasificación, con la finalidad de llevar un control formal y exacto de estos bienes para su manejo, proyección de compra y en general como herramienta de administración efectiva y confiable.

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Un inventario de una empresa puede incluir los productos que se comercializan, los materiales e insumos necesarios para crear un producto o proporcionar un servicio, así como activos de la compañía con poca rotación o que se encuentren rezagados en su salida comercial.

Hacer un inventario de todos los activos de la empresa es una labor que puede llegar a ser considerada como innecesaria cuando existen pocos productos pero en realidad es de vital importancia para cualquier proceso productivo.

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Un inventario tiene como utilidad fundamental el llevar un control de los productos o materiales e insumos de una empresa, lo cual es determinante en el éxito de un proyecto.

Al tener un control de las entradas y salidas de inventario puedes identificar riesgos de merma de producto que no está rotando con la velocidad esperada y puede generar gastos.

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Asimismo puedes identificar si se está adquiriendo más cantidad de algo que no está comercializándose a la misma velocidad y te puede generar una sobre existencia que hace que tengas dinero estancado en esas compras.

Otra de las utilidades de manejar un inventario es la programación de compras ya que puedes identificar las temporalidades de rotación y anticiparte a ellas para lograr el equilibrio perfecto entre entradas y salidas que logre eficientar el espacio de almacenamiento con el que cuentas.

Asimismo, hacer un inventario ayuda a programar posibles actividades promocionales o de descuento en mercancía que identifiques en tu inventario como un riesgo de pérdida de no venderse a la brevedad.

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Cómo hacer un inventario paso a paso

Hacer un inventario es una actividad que de realizarse en tiempo y de manera ordenada ayudará al manejo de tu empresa sin requerirte un gasto excesivo de tiempo, esfuerzo o dinero. Sin embargo para hacerlo de la mejor manera, será necesario que destines una parte de tu tiempo o jornada de la empresa para dedicarla a la elaboración del inventario.

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Si nunca has realizado un inventario de la empresa o bien es una compañía de nueva creación, deberás iniciar haciendo un inventario inicial en el cual incluirás absolutamente todas tus existencias de productos o insumos con que cuentes. Posteriormente los inventarios a realizar serán de auditoría o comprobación y puede no ser necesario que se realice de manera tan exhaustiva.

En un inicio deberás asegurarte que cuentas con el espacio para hacer el inventario. Si bien es posible contar las existencias de productos o insumos en el espacio en que se encuentren, es mucho más sencillo y confiable destinar una bodega o almacén de tamaño suficiente para contener todo lo que se recoge en el inventario y realizar esta actividad en esa área especialmente destinada, así evitarás cualquier confusión que pueda generarse por encontrar el mismo producto diseminado en distintas áreas.

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Una vez destinada el área para realizar el inventario, deberás elegir el sistema de inventario que utilizarás. Existen diversos programas con los que puedes ayudarte para hacerlo, algunos sencillos y otros más especializados de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Para un inventario inicial sencillo, bastará con una hoja de cálculo en la que irás registrando cada producto o insumo manualmente.

A continuación para realizar un inventario inicial deberás proceder a ubicar todos los productos que tengas o debas tener, relacionarlos en la hoja de cálculo y comenzar a contar. Para contabilizar cada producto o insumo, asígnale un espacio específico dentro de tu área designada para inventario y coloca ahí todas las existencias del insumo en particular, asegurándote de que no se mezclen. Cuenta las existencias, anótalas en su registro de la hoja de cálculo y asígnale un código a cada uno.

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Procura contemplar las unidades en que viene previamente empaquetado cada producto para su mayor facilidad de inventario, así como su costo para futuras referencias. Una vez contabilizado y plasmado en tu hoja de cálculo todos y cada uno de tus productos e insumos, realiza algunas validaciones aleatorias para confirmar que tu inventario es confiable. No olvides que un inventario inicial con errores te generara resultados incorrectos a futuro.

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Clasificación de los activos en un inventario

Una de las maneras más sencillas de llevar un control claro del inventario es hacer una clasificación funcional de los activos que ayude en el manejo del inventario. La clasificación más utilizada es aquella llamada ABC, en la cual se clasifica de acuerdo a disponibilidad y valor del producto o insumo en las zonas A, B o C, las cuales determinaran el tipo y nivel de control y auditoria de los productos así como el porcentaje de existencias ideal por zona.

Ventajas de hacer un inventario

Hacer un inventario de los activos de la empresa representa una gran ventaja competitiva en la operación diaria, ya que nos da el conocimiento exacto de las existencias de materiales y productos y por tanto nos permite una planeación ordenada y predictiva de las necesidades futuras de la compañía, asimismo permite mantener un control sobre existencias para prevenir deshonestidades o hurtos en una operación que involucre diversos individuos.

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Recuerda también que es posible sacar beneficios extra de un control de inventarios oportuno ya que con la información correcta de inventario es posible programar compras con beneficios por volumen o estacionalidad.

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