Escrito por Tendenzias

Cómo hacer un organigrama de una empresa

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En los negocios como en la vida, tener un adecuado control y organización de cada elemento en juego dentro de una estrategia empresarial, es parte fundamental de explotar el mayor potencial para alcanzar el éxito y el reconocimiento dentro de nuestro sector. Parte importante de esta organización empresarial es contar con un actualizado, definido y transparente organigrama de la empresa.

Dentro de toda organización existen distintas y variadas funciones que, de no contar con un organigrama de la empresa, suelen estar organizadas al menos empíricamente para poder llevar a cabo las actividades que la empresa requiere, estas funciones además suelen tener distintos grados de responsabilidad y jerarquía, de acuerdo a la posición y las actividades específicas de cada rol y generalmente hay un ejercicio de subordinación entre grados jerárquicos.

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Cuando toda esta estructura de responsabilidad y cadena de mando no se encuentra claramente definida o bien existen inquietudes por parte del mismo personal al respecto de quien depende de quién o cual es la posición con mayor grado de autoridad dentro de la empresa, suelen surgir conflictos o problemas tanto de índole organizativa como operativa, ya que no contar con un organigrama de la empresa conocido por todas las áreas hace que se confundan roles y jerarquías, llegando incluso a duplicarse labores o simplemente desatenderse ciertas áreas.

A continuación te explicaremos que es exactamente el organigrama de una empresa, cual es la finalidad de tener este documento en tu organización y cuáles son las ventajas de tenerlo y darlo a conocer a tus colaboradores y cómo hacer el organigrama paso a paso para que el resultado sea transparente, especifico, definido y actualizado.

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Qué es el organigrama de una empresa

El organigrama de una empresa no es otra cosa que el documento formal en el que se plasman los cargos o puestos que existen dentro de una empresa u organización, estos deberán de representarse de manera gráfica en una estructura visual intuitiva que de manera sencilla y clara ayude a identificar los distintos rangos o jerarquías dentro de esta, así como los puestos que dependen de cada líder y las áreas en que se divide la organización.

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Un organigrama de una empresa es básicamente un mapa que permita a quien lo observa identificar a primera vista y aun sin conocer los detalles de la organización, cuáles son las posiciones de liderazgo, como está organizada la jerarquía y grados responsabilidad, cuáles son las cadenas de mando, así como los departamentos a su cargo. Suele manejarse con denominaciones de cargo, nombres de quienes ocupan estos cargos y haciendo las conexiones mediante líneas y nódulos.

Para qué sirve el organigrama de una empresa

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La función más evidente del organigrama de una empresa es establecer con claridad las relaciones del personal, haciendo transparentes los niveles jerárquicos y a cargo de quien se encuentra la subordinación de tal o cual posición.

Esto facilita las relaciones laborales ya que se evitan confusiones al respecto de a quien le corresponde dar las indicaciones a cierto personal y a quien se le deberán entregar los reportes y resultados, ya que nada daña más una relación laboral de una compañía que el sentido de contar con muchos líderes dando indicaciones contradictorias y un personal confundido.

Por otro lado, el organigrama de una empresa también tiene la funcionalidad de arrojar claridad y certeza al respecto de los departamentos o áreas en que esta se encuentra seccionada o dividida, así como las posiciones a cargo de cada departamento o área y quienes son los responsables de que esta opere correctamente.

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De esta manera, se hace más sencillo que cada personal se responsabilice y oriente sus acciones a perseguir los resultados del área específica a la que pertenecen.

En general, el organigrama de una empresa favorece la productividad de la organización ya que ayuda a tener clara la estructura operativa del equipo así como las funciones y tareas del mismo, reduce los problemas entre el personal y promueve la eficiencia de las actividades al evitar duplicidad de funciones.

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Cómo se hace un organigrama de una empresa paso a paso

Para hacer un organigrama de una empresa es importante reconocer que cada organización tiene sus necesidades y particularidades específicas, por tanto cada empresa plasmará su organigrama de acuerdo a sus propias características. Aunque existen modelos preestablecidos para realizarlos, estos pueden y deben ser adecuados a las condiciones de cada organización en que se implemente.

Existen tantos modelos de organigramas como organizaciones, pero las más comunes son aquellas de se definen por la forma en que representan las compañías. La forma más clásica y visualmente más sencilla es realizar un organigrama lineal es decir, al centro superior de una hoja se coloca la figura del presidente o dueño de la compañía y desde ahí se van derivando las demás posiciones de la estructura: directivos, mandos medios, jefes de área, operativos.

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El organigrama clásico o lineal que hemos mencionado suele utilizarse para organizaciones pequeñas o medianas, ya que su estructura de tipo piramidal o de cascada puede llegar a ser confusa en el caso de una organización mayor que no pueda ser plasmada en una sola hoja.

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Las reglas para su realización es que los niveles de mayor jerarquía van arriba y las subordinaciones se plasman mediante una línea vertical que sale de su líder inmediato superior, mientras que los niveles de igual jerarquía deben estar en la misma línea.

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Un organigrama de una empresa también puede realizarse desde el punto de vista funcional. Un organigrama funcional partirá de cada líder de área o proyecto el cual se plasmará en la parte central superior del documento y de ahí derivará cada operativo funcional, este tipo de organigrama suele tener descripciones más detalladas de las funciones del personal. Suele utilizarse por empresas grandes que requieren más detalle en sus especificaciones operativas.

También podemos encontrar organigramas de tipo matriz o mixto, que suelen ser similares a los lineales pero con la particularidad de que en este tipo de estructuras es posible una combinación no de pirámide ni de arriba abajo sino integradas las actividades que mezclan distintas responsabilidades y se enfoca en empresas que requieren un alto grado de innovación por lo que trabajan de acuerdo a proyectos y no departamentos.

Cómo hacer un organigrama de una empresa en word

Hacer un organigrama para organizar nuestra empresa es básico tal y como ya os hemos explicado, pero si deseas poder hacer uno , paso a paso, y de manera clara, no habrá nada como elegir el programa Word para crearlo.

Word, que tenemos disponible en nuestro paquete de Microsoft Office es junto a Power Point una de las mejores maneras para crear un organigrama de empresa, dado que cuenta con varias plantillas (más adelante os dejo una) a partir de las cuáles ir rellenando nuestro organigrama.

Si deseas poder hacer un organigrama en word, te recomendamos que sigas estos pasos:

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Lo primero de todo es abrir un documento en blanco dentro de Word. Una vez hecho esto, tenemos que irnos a la opción “SmartArt” que se encuentra en el menú insertar dentro del propio Word (previamente habremos creado el diseño de nuestra página, dado que los organigramas es mejor que los presentemos o hagamos en formato vertical).

Abierto “SmartArt”, veremos que aparecen varios gráficos. Podemos elegir uno de procesos, si hemos de explicar procesos como un algoritmo en nuestro organigrama o el de jerarquía que es quizás el mejor de todos, el de ciclos, el matriz, el de pirámide, etc….

Elige el gráfico deseado, como el de jerarquía-organigrama-y veremos como se inserta en word, con una pequeña sección que será a través de la cuál ir escribiendo los datos de nuestro organigrama y comprobrar como este se va cambiando.

Añade el texto deseado, comenzando por ejemplo por “Director general”, si hacemos un organigrama de los miembros de una empresa. Una vez escrito este le damos a “enter” y nos aparecerá un cuadro igual al lado. Si lo que deseas es que te aparezca un cuadro abajo, como derivado del principal que has creado, debes crear uno que sea subordinado. Para ello, tienes que darle a la tecla tabulador (que está a la izquierda de la Q), y verás como generas una casilla subordinada, y así sucesivamente mientras rellenamos todos los miembros y departamentos de nuestra empresa.

Por ello dentro de cada celda subordinada, tendrás que crear a su vez, otra celda subordinada, para ello, tienes que seguir el mismo proceso que os he indicado. Esta vez, tendrás que seleccionar la celda a partir de la cuál quieres crear una subordinada. Le das a “enter”, luego a tabulador y verás como te va quedando un organigrama, tal que así:

Si en algún momento nos hemos equivocado, y queremos borrar una celda recién hecha, tendremos que presionar las teclas “shift”+tabulador.

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Una vez hayas rellenado todos los niveles puedes ver que Word nos da la opción de cambiar los colores y diseño de la celdas, en su conjunto o una a una. Incluso tenemos la opción de crear un efecto 3D de nuestro organigrama.

Os dejamos a continuación una plantilla en Word para crear tu organigrama que también te va a servir para que crees el tuyo propio.

Organigrama word plantilla

  • Pincha aquí para acceder a tu plantilla de organigrama

Cómo hacer un organigrama de una empresa en power point

Por otro lado, tu organigrama puede estar hecho también a través de un documento de Power Point. Para ello tenemos que entrar en este otro programa de Microsof Office, y abrir un nuevo documento en Word.

Una vez hecho esto nos vamos a “Plantillas online” y escribimos en la opción de temas la palabra “organigrama” y hacemos click en iniciar la búsqueda.

Elige un organigrama entre los resultados de la búsqueda y hacemos “doble click” en una plantilla, haciendo además “click” en “crear”. 

Veremos como si copiamos y pegamos la diapositiva de organigramas en otra presentación, para que coincida con el formato de la presentación de destino, en Opciones de pegado, vamos a tener utilizar la opción de  “Usar tema de destino”.

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Una vez creado nuestro organigrama, podemos comenzar a escribir el texto deseado. Para ello tendremos que hacer “click” dentro de cada forma, y vamos escribiendo nuestro texto.

Una vez hayamos escrito todo el texto lo que podemos hacer es crear nuestro propio formato de organigrama, para ello tan solo tenemos que irnos a “Herramientas” y ahí seleccionamos “SmartArt”, haciendo “click” en la pestaña de “Diseño o Formato”.

Una vez hecho esto, ya podemos darle nuestro formato al organigrama (de modo que pueda contener más nombres) o podemos mover las formas dentro del grupo de nuestro organigrama.

También a través de esta herramienta, podemos cambiar el color del organigrama, así como el diseño.

Para cambiar el estilo, tenemos que hacerlo desde la pestaña “WordArt”, y a partir de ahí podemos variar nuestro tamaño de fuente, el diseño si queremos darle otra forma a cada grupo o si queremos por ejemplo que tenga animación.

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